a) Organisatie-ontwikkeling
Zoals gezegd: Onze visie is, dat we een toekomstbestendige en wendbare organisatie willen zijn. Maar wat houdt dit in? Op het gebied van de organisatie-ontwikkeling hebben we de volgende lange termijn doelstelling. en geformuleerd.
I. Samen met het bestuur werken we aan een bloeiend West Betuwe. Bestuur en medewerkers zijn trots op onze resultaten en onze organisatie.
II. De opgaven in de samenleving staan centraal in ons werk.
III. De kwaliteiten van de medewerkers in onze organisatie bewegen voortdurend mee met wat de omgeving van hen vraagt. We zijn een lerende organisatie. Een flexibele kern binnen onze organisatie levert hier aan belangrijke bijdrage aan.
Inspelen op de arbeidsmarkt
Bij de ontwikkeling van onze organisatie is de ontwikkeling van de arbeidsmarkt erg relevant. De arbeidsmarkt In Nederland is erg krap. Het aantal werkzoekenden is historisch laag en het aantal openstaande vacatures is hoog. Medewerkers hebben werkgevers ‘voor het uitkiezen’ en werkgevers halen alles uit de kast om medewerkers aan te trekken en binnen te houden (binden en boeien). Dat geldt ook voor onze gemeente. We merken het al een tijd: vacatures zijn regelmatig moeilijk in te vullen en inhuurkrachten moeilijk binnen te halen. We verwachten dat we voor een langere periode hiermee te maken hebben. We anticiperen hierop middels ons HRM-beleid (onder andere het formuleren en ten uitvoer brengen van arbeidsmarktbeleid) en de inrichting van onze organisatie (door het inrichten van een recruitmentdesk en het gaan werken met een flexibele kern).
Arbeidsmarktcommunicatie
Het leggen van een fundament op het gebied van arbeidsmarktcommunicatie (AMC) waardoor er:
· Een strategie ligt voor AMC.
· Het werkgeversmerk beschreven is en wordt toegepast in alle content (zowel intern als extern).
· Een gezamenlijke werkenbij-pagina (voorbeeld: www.werkenbijdeleidseregio.nl).
· Professionele werving en selectie plaatsvindt.
· Investeren in relatiemanagement met ex-medewerkers, stagiaires, trainees, potentiële medewerkers (o.a. acceptatie open sollicitaties).
Flexibele kern
Qua inrichting van de organisatie zetten we bewust in op de ontwikkeling van een flexibele kern. Dit is een kern met breed inzetbare en talentvolle collega’s die vanuit een vast dienstverband allerlei opdrachten vervullen. Met de flexibele kern willen we:
· Snel in kunnen spelen op capaciteitsvragen in de organisatie.
· Talent binden aan de organisatie door boeiende en afwisselende opdrachten.
· Kennis behouden door de voorheen incidentele inzet te binden aan je organisatie.
· Wendbaarheid en lerend veranderen stimuleren in de gehele organisatie, de flexibele kern kan hiervoor aanjager/ambassadeur zijn.
· Inhuurkosten beperken.
Coördinatiepunt lerende organisatie
We willen een lerende organisatie zijn. En een aantrekkelijke werkgever die investeert in de ontwikkeling van haar medewerkers. Dat zijn we niet van vandaag op morgen. We investeren hier gericht in. We faciliteren dit vanuit het coördinatiepunt lerende organisatie. Dit team zorgt ervoor dat medewerkers de regie over hun eigen ontwikkeling kunnen nemen door middel van een leeraanbod, coaching en kennisoverdracht over werkvormen. Zij koppelen de behoeften van de organisatie en haar medewerkers aan wat de (continu) veranderende samenleving van de organisatie vraagt en vertalen dit naar een passend leeraanbod en/of interventies. Komend jaar bouwen dit team en de ondersteuning richting de organisatie verder uit, onder andere met de introductie van een Learning management system.
Vanuit het coördinatiepunt lerende organisatie blijven we investeren in de nieuwe manieren van werken door het verzorgen van trainingen op het gebied van programmatisch werken, projectmatig werken, procesverbetering en risicomanagement. Ook organiseren we regelmatig leercafé’s en jaarlijks een brede netwerkdag voor alle medewerkers.
Jaardoelen 2023
In dit kader van de organisatie-ontwikkeling hebben we ons de volgende jaardoelen voor 2023 gesteld:
· We hebben een arbeidsmarktbeleid vastgesteld en de uitvoering hiervan opgestart (inclusief arbeidsmarktcommunicatie). Samen met BWB en de partners richten we een recruitmentdesk in
· Er is een strategische personeelsplanning.
· Het HRM-instrumentarium is verder uitgewerkt en sluit beter aan op de ontwikkeling.
· Ieder team (inclusief het managementteam) heeft een teamplan 2024 gericht op resultaten, ontwikkeling en capaciteit/planning.
· De flexibele kern is eind 2023 operationeel.
· Onze werkvoorraad (in programma’s, projecten, dagelijks werk) zijn scherper in beeld en we sturen scherper op de realisatie hiervan.
b) Financiën
Op het gebied van de financiën hebben we twee belangrijke speerpunten.
Het versterken van de financiële sturing door bestuur en organisatie
Om dit te bereiken werken we het komend jaar aan de volgende zaken.
· We willen een programma-indeling die het sturen op de voor West Betuwe belangrijke thema en opgaven ondersteunt. We gaan hiervoor het volgende doen:
- We doen onderzoek naar de scenario's voor de programma indeling en zorgen dat er een nieuwe indeling wordt vastgesteld. Hierbij leggen we een verbinding naar het onderwerp kerngericht begroten.
· We zorgen voor een meerjarig financieel sluitende begroting. We gaan hiervoor het volgende doen:
- We voeren een inventarisatie uit voor de mogelijkheden om subsidies te verkrijgen voor onze lopende en toekomstige projecten/opgaven.
- Door gebruik te maken van de inzet van subsidie-expertise / een subsidioloog, zoeken we voor concrete projecten/opgaven naar de mogelijkheden voor subsidies bij EU, Rijk en Provincie en dienen we aanvragen in.
- We verbeteren onze gemeente brede financiële prognose door het inbouwen van een extra ijkmoment (een prognose in de maand september) en sturen waar nodig en mogelijk bij.
- We verbeteren onze manier van het maken van prognoses over de uitgaven en inkomsten in het sociaal domein. We zorgen voor een real time inzicht in de ontwikkeling van onze uitgaven en inkomsten.
· De actualiteit en betrouwbaarheid van onze financieel administratieve processen is in 2023 verbeterd. Hiervoor gaan we het volgende doen.
- We sturen op een goed verloop van het proces van opstellen van de jaarrekening en de accountantscontrole.
- We zorgen dat de rechtmatigheid rondom onze inkooptrajecten wordt verbeterd.
- We zorgen dat maatregelen in het huidige verbeterplan worden doorgevoerd en tot gewenste prestatieverbetering leiden.
- We geven invulling aan het besluit naar aanleiding van het onderzoek naar het terughalen van de financieel administratieve processen naar de organisatie van gemeente West Betuwe.
De inrichting van onze begroting en financiële systemen zorgt voor optimale mogelijkheden om de leefbaarheid van onze kernen te versterken.
Om dit te bereiken voeren we een aantal pilots uit op die betrekking hebben op het kerngericht inrichten van de begroting en evalueren de (tussen-)uitkomsten.
c) Inkoop
We willen als gemeente rechtmatig en doelmatig inkopen. Hier besteden we nadrukkelijk aandacht aan. In het coalitieprogramma wordt verder het belang benadrukt om de lokale economie te stimuleren: “ We zoeken naar uitvoerders die binding hebben met West Betuwe en er trots op zijn om voor deze gemeente werk uit te voeren.”
In 2023 hebben we op dit vlak de volgende voornemen:
- Verbeteren van de rechtmatigheid van onze inkooptrajecten.
- Het verder doorontwikkelen van inkoopstrategieën voor de verschillende productgroepen. In dit kader geven concrete invulling aan duurzaam inkopen en het realiseren van Social Return on Investment (SROI). Aan SROI wordt in samenwerking met Werkzaak verder invulling gegeven.
- Het actualiseren en in inkoopadvies afstemmen op onze inkoopkalender 2022-2026 (waarin de inkooptrajecten die we de komende jaren doorlopen zijn opgenomen).
- Versterken van de regionale samenwerking op het gebied van inkoop. Hierbij wordt met name de samenwerking met Tiel, Culemborg en BWB geïntensiveerd.
- Het verder inrichten van en beter gebruik maken van de mogelijkheden van ons inkoopsysteem.
- Het opleiden en begeleiden en zorgen voor kennisdeling van de inkopers binnen onze organisatie.
d) Huisvesting
Op het moment van opstellen van deze begroting is de renovatie van het gemeentehuis in volle gang en lopen de laatste noodzakelijke aanbestedingen. We zijn gestart met het ontwerp van de inrichting van de openbare ruimte. In de zomer van 2023 verwachten wij het nieuwe gemeentehuis in gebruik te nemen. Wij houden, net als in 2022, scherp toezicht op de voortgang en de bewaking van het krediet. Hierbij spelen de prijsstijgingen als gevolg van de Oekraïneoorlog en marktwerking een belangrijke rol. Ook de levertijden zijn een punt van aandacht. Wij houden goed contact met de toekomstige gebruikers van het gebouw (raad, college en ambtenaren) en met de omwonenden. Streven is een tijdige oplevering binnen de door de gemeenteraad beschikbaar gestelde middelen. Ook bereiden wij de officiële opening van het gemeentehuis in het najaar van 2023 voor.
e) Informatisering en automatisering
Samen met de Bedrijfsvoeringsorganisatie West Betuwe (BWB) stelden we een Informatiebeleidsplan 2023-2025 en een automatiseringsbeleidsplan op. In deze plannen verbonden we externe ontwikkelingen met de gemeentelijke ambities.
Belangrijkste uitgangspunt in de plannen is dat het informatiebeleid de dienstverlening moet ondersteunen, dat de privacy wordt gewaarborgd en dat digitalisering en plaats- en tijdonafhankelijk werken een vanzelfsprekendheid is.
Ook moeten de systemen ons ondersteunen bij wettelijke ontwikkelingen zoals de Omgevingswet en de Wet Open Overheid. We werken als partners met elkaar samen en versterken elkaar daar waar het kan.
Belangrijke projecten voor 2023 voor West Betuwe zijn:
· Gelieerd aan de ingebruikname van de nieuwe (t)Huisvesting: vernieuwen toegangssysteem, vervangen werkplekken en vervangen telefooncentrale.
· Vervangen GBI, het systeem voor het beheren van de openbare ruimte.
· Vervangen sociaal domein applicaties, de ondersteunende systemen die we gebruiken voor schuldhulpverlening, Wmo en Jeudgzorg.
· Implementeren portfoliomanagementtool voor het beheer van onze projecten.
· Doorontwikkelen zaaksysteem Djuma: in gebruik nemen e-formulieren en de berichtenbox ter ondersteuning van de dienstverlening.
· De verdere implementatie van de Wet Open Overheid en hiermee samenhangende wetgeving de Wet elektronische publicaties (Wep) en de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv).